Accord de sous-traitance des données (RGPD)

Le présent accord fixe les conditions dans lesquelles ID DESIGN, éditrice de Glidflow (le « Sous-traitant »), traite des données à caractère personnel pour le compte de chaque client de Glidflow (le « Responsable de traitement »), conformément à l'article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Il reprend, en les adaptant à un service en ligne par abonnement, les clauses contractuelles types de la décision d'exécution (UE) 2021/915 de la Commission.

Il fait partie intégrante des Conditions générales de vente et d'utilisation de Glidflow, qui y renvoient. Les parties sont décrites à l'annexe I.

Conformément à l'article 28, paragraphe 9, du RGPD, l'accord est conclu sous forme électronique, sans signature manuscrite : le Responsable de traitement l'accepte dans son administration, en cochant « J'accepte au nom de » sa raison sociale. Glidflow enregistre la version acceptée, la date et l'heure, le compte de la personne qui accepte, son rôle et son adresse IP, et restitue cette trace sur simple demande.

En cas de contradiction entre le présent accord et les conditions générales sur la protection des données, le présent accord prévaut.

L'objet, la nature, les finalités du traitement, les catégories de données et de personnes concernées et la durée du traitement sont décrits à l'annexe II.

Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable de traitement, sauf obligation prévue par le droit de l'Union ou le droit français ; il l'en informe alors avant le traitement, sauf si la loi l'interdit.

Constituent des instructions documentées : le présent accord, les conditions générales, les réglages et actions du Responsable de traitement dans son administration (modules activés, envois, imports, exports, suppressions) et ses demandes écrites à contact@glidflow.com.

Le Sous-traitant informe immédiatement le Responsable de traitement si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou à une autre disposition du droit de l'Union ou du droit français.

Le Responsable de traitement reste seul juge des finalités et des moyens essentiels : il choisit les bases légales, informe les personnes concernées (sa politique de confidentialité, dont Glidflow fournit un modèle), recueille les consentements nécessaires et fixe les durées de conservation.

Le Sous-traitant ne traite les données que pour les finalités décrites à l'annexe II. Il ne les vend pas, ne les loue pas, ne les utilise pas pour son propre compte ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Il peut produire des statistiques agrégées et anonymes sur l'usage du service et traiter les données de connexion nécessaires à la sécurité du service.

Il n'accorde l'accès aux données qu'aux membres de son personnel qui en ont strictement besoin pour fournir, maintenir ou assister le service, et qui sont tenus à la confidentialité par contrat ou par la loi.

L'accord s'applique pendant toute la durée de l'abonnement, puis jusqu'à la suppression ou la restitution des données prévue à la clause « Fin du contrat ».

Le Sous-traitant met en œuvre au moins les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'annexe III pour garantir la sécurité des données (article 32 du RGPD), notamment contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés. Il peut les faire évoluer à condition de ne pas en réduire le niveau.

Le Responsable de traitement est responsable de la sécurité de ses propres accès : comptes nominatifs, mots de passe, double authentification de ses administrateurs, retrait des accès des personnes qui quittent son entreprise.

Le service n'est pas conçu pour traiter des données sensibles au sens des articles 9 et 10 du RGPD (santé, opinions, infractions…). Le Responsable de traitement s'engage à ne pas en saisir dans les champs libres. Si un tel traitement devenait nécessaire, les parties conviendraient au préalable de garanties supplémentaires.

Les parties doivent pouvoir démontrer le respect du présent accord. Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable de traitement les informations nécessaires, dont son registre des activités de traitement (article 30, paragraphe 2) et la liste à jour de ses sous-traitants ultérieurs, et répond dans un délai raisonnable à ses questions.

Le Responsable de traitement peut faire vérifier le respect du présent accord, avec un préavis de 30 jours, une fois par an au plus sauf violation de données ou demande d'une autorité de contrôle, sous la forme :

• d'un questionnaire écrit, auquel le Sous-traitant répond sous 30 jours ;
• d'un entretien technique à distance ;
• si ces moyens ne suffisent pas, d'un audit sur pièces ou sur place, par lui-même ou par un auditeur indépendant tenu au secret, à ses frais sauf manquement grave constaté.

L'audit ne doit pas donner accès aux données des autres clients ni compromettre la sécurité du service.

Le Responsable de traitement donne au Sous-traitant une autorisation générale de recourir aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe IV et sur la page Sous-traitants.

Le Sous-traitant informe le Responsable de traitement de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance, par e-mail à l'adresse de son compte et par un message dans son administration. Le Responsable de traitement peut s'y opposer pendant ce délai, pour un motif légitime lié à la protection des données. À défaut de solution, il peut résilier sans pénalité le service concerné. Un remplacement urgent, imposé par la sécurité ou la continuité du service, est notifié dès que possible.

Le Sous-traitant impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, les mêmes obligations de protection des données que celles du présent accord (article 28, paragraphe 4). Il reste pleinement responsable envers le Responsable de traitement de l'exécution de leurs obligations.

Les services que le Responsable de traitement relie avec son propre compte (paiement, comptabilité, agenda, réseaux sociaux, outils tiers) ne sont pas des sous-traitants du Sous-traitant : ils relèvent du contrat entre le Responsable de traitement et ces prestataires, et le Sous-traitant se borne à leur transmettre les données sur son instruction.

Les données des boutiques sont hébergées dans l'Union européenne. Un transfert vers un pays tiers n'a lieu que pour fournir le service, par un sous-traitant ultérieur listé à l'annexe IV, et seulement avec l'une des garanties du chapitre V du RGPD : décision d'adéquation (dont le cadre de protection des données UE-États-Unis pour les sociétés certifiées) ou clauses contractuelles types de la décision d'exécution (UE) 2021/914, complétées des mesures nécessaires.

Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont il dispose :

• à répondre aux demandes d'exercice des droits (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition) : l'administration permet de consulter, exporter, corriger et supprimer les données d'un client ; une demande reçue directement par le Sous-traitant est transmise sans délai au Responsable de traitement, sans y répondre lui-même sauf autorisation ;
• à remplir ses obligations de sécurité (article 32), de notification et de communication des violations (articles 33 et 34) ;
• à réaliser une analyse d'impact et, le cas échéant, à consulter l'autorité de contrôle (articles 35 et 36) ;
• en lui signalant les données qu'il saurait inexactes ou obsolètes.

Le Sous-traitant répond dans des délais qui permettent au Responsable de traitement de respecter le délai d'un mois prévu à l'article 12, paragraphe 3.

En cas de violation de données traitées par le Sous-traitant, celui-ci en informe le Responsable de traitement dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, pour lui permettre de notifier la CNIL dans les 72 heures (article 33). La notification comprend au moins :

• la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés ;
• le point de contact auprès duquel obtenir des informations ;
• les conséquences probables ;
• les mesures prises ou proposées pour y remédier et en limiter les effets.

Les informations qui ne sont pas encore disponibles sont communiquées au fur et à mesure, sans retard indu. Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement à notifier l'autorité et, si nécessaire, à informer les personnes concernées (article 34).

À la fin de l'abonnement, le Responsable de traitement dispose de 30 jours pour exporter ses données depuis son administration (clients, commandes, factures, contacts) ou en demander l'export complet à contact@glidflow.com.

Au terme de ce délai, selon le choix du Responsable de traitement, le Sous-traitant supprime toutes les données ou les lui restitue puis les supprime, y compris les copies, dans un délai de 90 jours ; les sauvegardes sont effacées au fil de leur rotation. Il atteste par écrit de la suppression sur demande.

Le Responsable de traitement reste tenu de conserver ses factures, pièces comptables, registres et contrats pendant les durées légales (par exemple 10 ans pour les pièces comptables et pour les contrats conclus en ligne de 120 € et plus) : il lui appartient de les exporter avant la suppression, ou de demander par écrit au Sous-traitant de les conserver en archive pour son compte, selon des conditions convenues à part. Le Sous-traitant ne conserve que ce que la loi lui impose à lui-même.

Si le Sous-traitant manque à ses obligations au titre du présent accord, le Responsable de traitement peut lui demander de suspendre le traitement jusqu'à ce qu'il s'y conforme. Le Sous-traitant l'informe sans délai s'il n'est pas en mesure de s'y conformer.

Le Responsable de traitement peut résilier l'abonnement, pour ce qui concerne le traitement des données, si le traitement a été suspendu et que la conformité n'est pas rétablie dans un délai d'un mois, si le Sous-traitant manque de façon substantielle ou persistante au présent accord ou à l'article 28 du RGPD, ou s'il ne se conforme pas à une décision d'un tribunal ou de l'autorité de contrôle.

Le Sous-traitant peut résilier le traitement si le Responsable de traitement maintient une instruction dont il l'a informé qu'elle enfreint la loi.

Chaque partie répond de ses propres manquements dans les conditions de l'article 82 du RGPD. Entre les parties, la responsabilité du Sous-traitant est limitée selon les conditions générales, sauf faute lourde ou intentionnelle. Cette limitation ne s'applique pas aux droits des personnes concernées.

Toute nouvelle version du présent accord est annoncée au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, sauf modification imposée par la loi ou une autorité. Le Responsable de traitement est invité à l'accepter dans son administration. Tant qu'il ne l'a pas acceptée, la dernière version qu'il a acceptée, ou à défaut la version incorporée aux conditions générales qu'il a acceptées, continue de s'appliquer.

Le présent accord est régi par le droit français. Tout litige relève des tribunaux compétents de Reims.

Responsable de traitement

Le client de Glidflow titulaire de la boutique, identifié par la raison sociale, l'adresse et le contact renseignés dans Réglages > Entreprise de son administration. Il est représenté par la personne qui accepte l'accord en son nom, dont le compte, le rôle et la date d'acceptation sont enregistrés.

Activités : vente de vins et spiritueux, accueil à la propriété, et activités liées, au moyen des modules Glidflow qu'il a choisis.

Sous-traitant

ID DESIGN, SARL au capital de 13 000 €, RCS Reims 513 589 226, SIRET 513 589 226 00028, 6 rue Henri Warnier, 51500 Taissy, France. Représentant : Sylvain Mizon, gérant. Contact pour la protection des données : contact@glidflow.com.

Activités : édition et hébergement du logiciel en ligne Glidflow (boutique en ligne, gestion commerciale, caisse, réservations, fidélisation, registres de cave).

Catégories de personnes concernées

• Clients, acheteurs professionnels et destinataires des colis du Responsable de traitement ;
• Prospects, abonnés à la newsletter, personnes qui écrivent par un formulaire ;
• Participants aux visites et dégustations, bénéficiaires de bons cadeaux, auteurs d'avis ;
• Visiteurs du site de la boutique ;
• Agents commerciaux, dépositaires, partenaires et destinataires des documents de cave ;
• Collaborateurs du Responsable de traitement ayant un accès à l'administration ou à la messagerie.

Catégories de données

• Identité et coordonnées : nom, prénom, e-mail, téléphone, adresses, date de naissance si la personne la donne ;
• Données professionnelles : raison sociale, SIRET, numéro de TVA, numéro d'accise ;
• Commandes, factures, réservations, bons cadeaux, ventes en caisse, règlements (référence de paiement, jamais le numéro de carte) ;
• Préférences et consentements : abonnement, preuve et date du consentement, désabonnement ;
• Avis et messages ;
• Données de navigation : identifiant de visiteur, pages vues, ville et pays approximatifs, fournisseur d'accès, appareil, adresse IP (non conservée pour la mesure d'audience) ;
• Journaux de connexion et données techniques.

Données sensibles

Aucune.

Nature du traitement

Hébergement, enregistrement, organisation, consultation, mise à jour, transmission sur instruction (e-mails, SMS, transporteur, prestataire de paiement, comptabilité), sauvegarde, export et suppression.

Finalités

Fournir au Responsable de traitement le service Glidflow : site et boutique en ligne, prise et suivi des commandes, facturation, expédition, compte client, caisse et vente au caveau, réservations, newsletter et fidélisation, avis, statistiques de visite, registres de cave, assistance et sécurité du service. Le détail par traitement figure dans le modèle de registre téléchargeable dans Réglages > Données personnelles.

Durée

Durée de l'abonnement, puis restitution et suppression selon la clause « Fin du contrat ». Pendant l'abonnement, les données sont conservées selon les durées choisies par le Responsable de traitement ; Glidflow applique par défaut les purges indiquées dans Réglages > Données personnelles.

• Chiffrement des échanges (HTTPS) sur les sites des boutiques, l'administration et les échanges avec les prestataires.
• Données chiffrées au repos par l'hébergeur de la base de données ; clés et mots de passe des prestataires de chaque boutique (paiement, transporteur, comptabilité) chiffrés en plus dans la base, qui refuse d'en enregistrer un en clair.
• Cloisonnement par boutique : chaque donnée porte l'identifiant de sa boutique, qui ne peut pas être modifié (verrou en base), et chaque requête de l'administration est limitée à la boutique de la personne connectée.
• Écritures filtrées par une liste de champs autorisés : une requête ne peut pas écrire dans une autre boutique ni dans un champ non prévu.
• Accès à l'administration par compte nominatif, mot de passe haché de 12 caractères au moins (ou phrase de passe), refus des mots de passe connus comme compromis, double authentification proposée avec codes de secours, révocation des sessions quand un compte est désactivé ou son mot de passe changé.
• Journal des connexions et des actions sensibles (exports, suppressions et fusions de fiches, comptes, accès de l'éditeur à une boutique), non modifiable, gardé 12 mois et consultable par la boutique.
• Rôles : un rédacteur n'accède qu'au blog ; les comptes Glidflow ayant accès à toutes les boutiques sont réservés à l'équipe de l'éditeur.
• Protection contre les robots et limitation du nombre de requêtes sur les formulaires, la connexion et les liens de connexion des clients.
• Aucune donnée de carte bancaire n'est reçue ni stockée : la saisie se fait chez le prestataire de paiement.
• Sauvegarde quotidienne de chaque boutique (toutes ses tables, registre, caisse et factures compris), conservée 7 jours, en plus des sauvegardes de l'hébergeur de la base.
• Polices de caractères des boutiques servies par Glidflow : le navigateur des visiteurs ne contacte pas Google Fonts.
• Journaux techniques pour détecter et analyser les incidents ; correctifs de sécurité appliqués au fil de l'eau ; audit de sécurité du code.
• Personnes habilitées chez l'éditeur tenues à la confidentialité ; accès aux données d'une boutique limité à ce qu'exige le support ou la maintenance.

Liste à la date de la présente version, tenue à jour sur la page Sous-traitants.

Pour information, services que le Responsable de traitement relie avec son propre compte (hors du présent accord) :